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解决信息过载 - 丢失的原因?

在数字时代的信息过载的提及通常会遇到辞职 - 特别是在较大的组织中,人们每天有一个日常“消防水管”的信息涌向它们。 “这只是我住的年龄的症状”。

信息过载的影响是令人担忧的:压力,生产力的放缓,沟通不良,表现不佳,错过的时间尺度,不准确的工作,对工作/生活平衡的负面影响,对。该名单继续。

打击信息过载的策略 - 特别是电子邮件 - 由IORG ***的一组专家共享,“2017年过载”的Web活动,电子代谢很高兴参加。

这次年度活动 - 被IBM主持 -  SAW扬声器,专家和“禁令”福音传道者聚集在一起,讨论与信息更聪明的方式,并且在2小时课程中讨论了许多实际解决方案。

虽然电子邮件已被确定为主要的罪魁祸首之一,但是使用其他形式的内部通信等组织,例如社会企业系统和即时消息也会遇到这种现象。

Marc Powell于去年被邀请邀请Joame in Emailogic主任加入IGRIOR,并与他的同事分享了许多生产力提示和技巧。

让我们只关注电子邮件。我们通过电子邮件收到的绝大多数信息并不重要。

66%的我们基于工作的信息来自电子邮件但研究表明了80%的是“Greymail” - 并不重要,不属于我们的工作角色,肯定不会紧急。

根据研究的据研究,普通英国工人每天收到108封电子邮件,这相当于每年的27,000封电子邮件。如果80%是Greymail,这意味着我们每年都会接受令人难以置信的令人难以置信的22,118无用的信息。

让我们应用Pareto原则*这里:所以我们每次需要30秒才能处理每封电子邮件 - 即使只是看看主题行,也可以决定与它有关吗(删除,推迟,处理或文件)。因此,我们正在浪费184.3小时的工作生活处理无用的数据!**

如果你雇用人们想象你还有什么可以让他们与浪费的24天为止他们花费不相关的电子邮件?

它不会阻止那里。

麦肯锡和公司报告说,61%的非灰战电子邮件仅供参考 - 因此不需要这样的行动。

所以它看起来更糟糕的是电子邮件。这只是您收到的108个电子邮件中的8个,实际上需要您的输入。

这对你的意义也是 - 相当令人震惊 - 你的工作生活是由其他人的议程决定的。那么为什么花时间处理他们的工作量?为什么不专注于你自己?你肯定会感到更快乐,压力较小,肯定会更加富有成效。您的经理也会感谢您。

所以,如果我们知道这一点,我们可以做些什么来确保我们在我们的收件箱中获得100左右的无关可否无关的电子邮件,每天都不会分散我们真实工作的注意力?

以下是打击电子邮件过载的3个策略:

1.设置规则和过滤器,以自动对您所需的电子邮件进行排序。如果您不知道如何执行此操作,请在其中询问同事展示如何使用您的电子邮件包规则。

2.使用4D进行排序,过滤并优先顺序您的电子邮件:

  • 沟/删除

  • 推迟

  • 代表

  • 交易

我们保证您收到的99%的电子邮件可以使用上述原理和95%的电子邮件,您可以再次接触。

3.设置简单的文件夹结构。更少,胖胖的文件夹比在其中一封电子邮件中的许多文件夹都比许多文件夹更多。 Outlook的搜索功能如此先进,您将在几秒钟内找到相关的电子邮件。

如果您想了解更多关于IGRION的工作访问网站或致电Marc +44(o)7950 340 172

参考

帕累托  principle explained

** 22,118 x 0.5分钟= 11,059分或184.3小时

***有关iorg在信息过载访问的更多信息,请访问 http://iorgforum.org/